Steuern, Steuern und nochmals Steuern: Wer erfolgreich als Freelancer arbeitet, dürfte bereits das ein oder andere Mal die Faust geballt haben, wenn die Einkommenssteuerzahlung fällig wurde.
Und das womöglich auch zurecht – obwohl es sicher noch Optimierungsmöglichkeiten gibt, was die Steuerhöhe angeht. Denn: Die ein oder andere Ausgabe kann geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden. Welche Posten darunter fallen und bei welchen Punkten du lieber vorsichtig sein solltest, lernst du in diesem Artikel.
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Voraussetzungen, um etwas steuerlich absetzen zu können
Natürlich kannst du nicht jede och so kleine Ausgabe absetzen und behaupten, es sei betrieblich. Letztere Begründung musst du untermauern und im Zweifelsfall beweisen können. Deklariere daher nicht sofort alles, was annähernd mit deinem Betrieb zu tun hat, als hundertprozentige Betriebsausgabe.
Überprüfe vorher zunächst, ob es sich dabei tatsächlich um eine Ausgabe handelt, die deine Steuerzahlung beeinflussen können. Folgende Voraussetzungen sollten daher erfüllt sein:
- Du verfügst über einen Beleg für deine Ausgabe. Dies ist die Grundlage für alles, was du steuerlich geltend machen möchtest. Ohne Belege kannst du später dem Finanzamt gegenüber nicht nachweisen, was du wozu und wann gekauft hast.
- Du kannst die Ausgabe betrieblich begründen: Nicht jeder Freelancer benötigt dieselben Tools, hat dieselben Kostenpunkte. Deshalb solltest du jede Ausgabe im Zweifelsfall betrieblich begründen können. Das bedeutet: Du musst nachweisen können, dass Ausgabe X für deine Selbstständigkeit unerlässlich war.
- Bei teils betrieblich, teils privat genutzten Objekten musst du belegen können, dass sie überwiegend betrieblich genutzt werden.
Ausgaben, die du absetzen kannst
Was aber sind nun die üblichsten und wichtigsten Ausgaben, die du von der Steuer absetzen kannst? Im Folgenden findest du einmal eine knackige Übersicht über die größten Kostenpunkte, die du als Betriebsausgabe deklarieren könntest, sofern es bei dir zutrifft.
Arbeitszimmer, Büro(-mittel) & Möbel
Alles, was du für deine Arbeit im Büro benötigst, kannst du natürlich geltend machen. Dazu zählen klassischerweise die Mietkosten eines Büros, die entsprechenden Möbel sowie all dass, was du zwecks Arbeit auf deinem Schreibtisch benötigst. Auch, wenn du dir daheim ein Arbeitszimmer in einem geschlossenen Raum einrichtest, kannst du die anteiligen Kosten mit Blick auf deine Miete absetzen.
Softwares & digitale Arbeitsmittel
Neben deinem klassischen Büro und allen analogen Hilfsmitteln, benötigst du ebenso Softwares und digitale Helferlein, die dich im Berufsalltag begleiten. Auch diese kannst du steuerlich absetzen.
Auch eine Einschreibung in unserer Akademie für FreelancerInnen kannst du steuerlich geltend machen.
Transportkosten: Auto, Sprit, Bahn und Co.
Vorerst zu deinem Auto: Dein Auto ist ein Abschreibungsobjekt. Das bedeutet, der Einkaufspreis wird auf einzelne Abschreibungsjahre hinweg verteilt und nicht einmalig geltend gemacht.
Nutzt du eine Bahncard zum Großteil beruflich, kann auch dies deine Steuerlast drücken. Selbiges gilt für das Betanken deines Autos. Letzterer Posten fällt under die “Laufenden Betriebskosten deines Kfz”.
Betriebsnebenkosten
Beheizen, Strom und Wasser kostet bares Geld – auch an deinem Arbeitsplatz. Hast du ein Büro angemietet, kannst du die dazu anfallenden Nebenkosten zur Senkung deiner Steuerzahlung nutzen. Nutzt du ein heimisches Arbeitszimmer, rechnest du die Kosten für dieses Zimmer anteilig heraus und beziehst dich dabei auf die Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtmiete.
Coworkingspaces
Coworkingspaces sind nicht nur hip, sondern für seine Mieter ebenso effektiv. Üblicherweise zahlst du hier tageweise bei spontaner Nutzung und monatlich bei langfristiger Anmietung. Auch diese Belege solltest du beiseite legen und in deine Buchhaltung einfließen lassen.
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Reisen
Trittst du eine beruflich bedingte Reise an, kannst du auch diese Kosten geltend machen. Hebe alle Rechnungen von Hotels und Co. auf und notiere den Grund deiner Reise. Wichtig ist bei all dem, dass deinen Reisen eine betriebliche Absicht zugrunde liegt.
Geschäftsessen
Essen mit Geschäftspartnern oder potentiellen Kunden können deine Steuerlast ebenfalls mindern. Lasse dir bei einem solchen Treffen von einer Servicekraft einen Bewirtungsbeleg aushändigen. Darauf trägst du Absicht, Teilnehmer und Zeitpunkt des Treffens ein, um bereits auf deinem Beleg den betrieblichen Hintergrund zu begründen.
Fachliteratur
Weiterbildung ist ein klassischer Posten, den jeder Betrieb früher oder später auf seiner Abrechnung findet. Elemantar dabei: Es muss absehbar sein, weshalb du eine bestimmte Auflage eines Buches benötigst und welche Ziele du damit verfolgst.
Als Informatiker könnte es etwa schwierig sein, das neue Fremdsprachenlexikon zu rechtfertigen. Lernst du die Sprache aber aufgrund eines neuen Kundenkontakts, ist es vollkommen in Ordnung. Notiere am besten gleich beim Kauf, weshalb das Buch für dich relevant war. So vermeidest du Erklärungsnot im Nachhinein.
Fremdleistungen
Auch Freelancer sind oftmals Auftraggeber und treten bestimmte Bereiche eines Projekts an Dritte ab. Stellen diese dann eine Rechnung für eine gewisse Dienstleistungen, kannst du diese Kosten ohne Wenn und Aber als betrieblich verbuchen und steuerlich absetzen.
Werbekosten
Werbekosten sind der Klassiker, wenn es um Ausgaben mit Gewinnerzielungsabsicht geht: Alles, was deine Außenwirkung und dein Marketing betrifft, kann abgesetzt werden. Dazu zählen Flyer wie Online-Werbung. Rebranding wie Marketing-Konzeption.
Möchtest du all diese Aspekte innerhalb einer geordneten Buchhaltung beachten und deine Ausgaben entsprechend buchen, lernst du in unserem Crash-Kurs “Buchhaltung für Freelancer”, wie’s geht.
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Fazit
Sicher hast du im Zuge des Artikels schon festgestellt, dass ein Großteil deiner Ausgaben betrieblich bedingt sein könnte. Finde also heraus, welche Ausgaben du bisher zu 100 Prozent trägst, ohne dadurch deine Steuerlast zu senken. Wichtig ist bei all dem schlicht und ergreifend die Begründung, die hinter deiner Ausgabe steckt.
Und, was denkst du: Ist unsere Liste komplett oder gibt es noch weitere Details, die du hinzufügen würdest? Wie handhabst du diese Punkte – und wo traust du dich womöglich nicht, etwas abzusetzen? Schreib’s in die Kommentare und wir kommen in den Austausch!