Fokussiert arbeiten: Wie wirst du produktiver?

Fokussiert zu arbeiten ist eine der wesentlichen Quellen für zufriedene Kunden. Schließlich erzielst du so nicht nur bessere, sondern auch schnellere Ergebnisse und kannst deinen Kunden so mehr als zufriedenstellen. Dennoch haben einige Freelancer immer wieder Probleme mit „fokussierter“ Arbeit am Stück. Auch die allgemeine Tagesplanung ist nicht immer völlig klar – und so läuft eine ganze Menge Produktivität ins Nichts. Doch worauf kommt es an, wenn du wirklich produktiv arbeiten möchtest? SimplyFree® macht den Check.

Produktivität kommt nicht von ungefähr, ist keine Frage des Talents und erst Recht keine Frage mangelnder Zeit. Ganz im Gegenteil: Produktive Zeiträume zwecks Freelancing sind planbar – und das nicht erst seit gestern. Du kannst auf einige verschiedene Praktiken zurückgreifen, wenn du aus dem Nichts tolle Ergebnisse in kürzerer Zeit erzielen möchtest. Sehen wir uns also in diesem Artikel einmal genauer an, welche Methoden dir zur Verfügung stehen. Filtere du für dich allein heraus, welche Methodik Sinn macht und welche Abläufe für dich eher ungeeignet sind.

Die eine Aufgabe

Sicher hast du bereits von der „Eat the Frog“-Theorie gehört. Falls nicht, hier die kurze Erklärung: „Eat the Frog“ meint, gleich zu Beginn deines Arbeitstages die unliebsamsten Aufgaben zu erledigen, um anschließend Kopf und Kalender für andere Dinge frei zu haben.

Das mag zwar praktisch klingen, ist aber nicht zwingend produktiver. Die Methodik der „einen Aufgabe“ dagegen, erleichtert dir nicht nur die Tagesplanung, sondern bringt dich dazu, deine wichtigste Arbeit zügig und in gesunden Einheiten zu absolvieren.

Ablauf dieser Methode

Frage dich, welches Projekt momentan am relevantesten für deinen Erfolg ist, welcher Kunde momentan Vorrang hat oder welche die am gewinnbringendste Aufgabe ist, die du derzeit erledigen kannst. Plane für diese Aufgabe jeweils zwei bis drei Stunden am Morgen ein, in denen du ungestört arbeiten kannst! Innerhalb dieser Zeit stört dich kein WhatsApp, Telefon, Facebook oder Mail-Verkehr. Erst im Anschluss an diese Aufgabe wirst du dich der Öffentlichkeit öffnen und erreichbar sein.

Es macht daher Sinn, diese Methode gleich froh am Morgen einzusetzen – schließlich möchtest du dich tagsüber oder zu normalen Arbeitszeiten deinen Kunden öffnen können und erreichbar sein. Legst du deinen Zeitraum für die „eine Aufgabe“ daher von sieben bis neun Uhr an, bist du in einer absolut ruhigen Phase des Tages und musst auf niemanden Rücksicht nehmen.

E-Mails sauber & effektiv bearbeiten

E-Mails sind der absolute Produktivitätskiller während deiner Arbeit. Gerade, wenn du die Pop-Ups deines Mail-Programms aktiviert hast und alle 15 Minuten eine E-Mail in dein Blickfeld gerät, hält dich dieser Vorgang von deiner Arbeit ab. Gehe mit E-Mails daher sorgfältiger und strukturierter um, als es heutzutage üblich ist.

Lege dir daher ein bis zwei Zeiträume pro Tag fest, in denen du deine E-Mails sortierst, beantwortest und bearbeitest. Lediglich in diesen zwei Phasen widmest du dich deinen Nachrichten – dann aber auch in absolut fokussierter Form. Diese Zeiträume können etwa zwischen 9.30 und 10.00 Uhr und 17.30 und 18.00 Uhr verankert werden.

Und was machst du mit dringenden Mails?

Natürlich fragst du dich nun, wie du mit dringenden Anfragen oder notwendigen Hilfestellungen für deine Kunden im Alltag umgehen kannst, wenn du nur zwei Mal täglich deine E-Mails checkst.

Die Lösung ist simpel wie praktisch: Kommuniziere gleich zu Beginn des Projekts mit deinem Kunden deine Mail-Strategie. Um natürlich dennoch den vollen Service zu leisten und auch, wenn Not am Mann ist, in die Bresche zu springen, stellst du ihm / ihr eine Mail-Adresse für dringende Anfragen vor. Dieses Mail-Postfach darf dir den gesamten Tag über Push-Benachrichtigungen senden, sodass deine Kunden dich via Mail stets erreichen können.

Auf Anrufe kannst und solltest du selbstverständlich direkt reagieren.

Zeitkiller Social Media

Egal ob Facebook, Instagram, Twitter oder WhatsApp: Soziale Netze und Messenger fordern unser Zeitmanagement bis auf’s Letzte heraus. Deshalb kannst du auch hier einen klaren Cut setzen, um deine Produktivität tagsüber zu unterstützen.

Praktische Funktionen bietet dazu einerseits das iPhone sowie auch einzelne Apps wie Facbeook oder Instagram an. Egal, für welche Methode du dich entscheidest: Sorge dafür, dass dich soziale Medien in erster Linie nicht „benachrichtigen“. Das bedeutet: Wenn dein Instagram-Foto aus dem letzten Urlaub einen Like erhält oder du einen neuen Follower auf deinem Privatprofil begrüßen darfst, ist das keine Push-Benachrichtigung wert! Schließlich könnte letztere dich aus deinem Workflow herausreißen und so deine Produktivität stören. Stelle deine Push-Benachrichtigungen sozialer Netze daher aus – oder reduziere sie zumindest auf ein Minimum.

Am Beispiel Instagram: Reduziere deine Bildschirmzeit!

Unter „Mein Profil“ > „Einstellungen“ > „Aktivität“ kannst du innerhalb der Instagram-App eine Benachrichtigung bei Nutzung der Plattform einbauen, die dich darauf hinweist, dass du bereits X Minuten auf Instagram verbracht hast. Setze also ein Limit pro Tag: Wie viele Minuten solltest du maximal auf Instagram verbringen? Diese Zeitangabe notierst du unter „Aktivitäten“ im dafür vorgesehenen Feld und Instagram wird dich nach Ablauf dieser Zeit je Tag daran erinnern.

Für iPhone-Nutzer: Begrenzte Nutzungsdauer aktivieren

Ähnlich wie innerhalb der Instagram-App, kannst du am iPhone gleich Danke Apps lahmlegen, wenn du das von dir definierte Tageslimit erreicht hast. Gehe dazu in die Einstellungs-App, klicke auf „Bildschirmzeit“ und lege unter „App-Limits“ deine zeitlichen Begrenzungen für einzelne Applikationen an. Hast du diese erreicht, wird dein iPhone diese App sperren, sodass du vorerst keinen Zugriff mehr erhältst. Nur über die persönliche Freigabe durch den Klick auf „Limit aufheben“ beim App-Start kannst du die Programme dennoch nutzen – doch diese Hürde ist allein deinem Gewissen gegenüber verhältnismäßig groß.

Grundsätzlich gilt also: Plane dir für die aktuell wichtigste und relevanteste Aufgabe zwei bis drei Stunden am Morgen ein – völlig ohne Unterbrechung. Kontrolliere außerdem deine E-Mail-Aktivität und kommuniziere diese Strategie mit deinen Kunden. Und: Soziale Netze und Messenger solltest du in den Griff bekommen, sodass sie dich nicht von der Arbeit ablenken oder gar völlig davon abhalten.

Beachtest du diese drei Methoden, wirst du schon bald eine Verbesserung innerhalb deiner Produktivität feststellen. Natürlich interessieren uns aber auch deine Geschichten, Erfahrungen und Hacks: Wie schaffst du es, stets produktiv zu bleiben? Und ebenso interessant: Zu welchen Zeiten des Tages bist du in aller Regel produktiv? Wir freuen uns auf deinen Kommentar unter diesem Artikel!

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